Google đang triển khai các quyền kiểm soát mới dành cho quản trị viên (admin) Workspace đối với các tính năng xóa hội thoại và trò chuyện tạm thời của Gemini. Các đội ngũ IT hiện nay đã có thể chủ động bật hoặc tắt các công cụ này trên toàn bộ tên miền, theo từng đơn vị tổ chức cụ thể hoặc theo từng nhóm riêng biệt. Đáng chú ý, các chính sách lưu trữ của Google Vault sẽ có quyền ghi đè tối cao, đồng nghĩa với việc dữ liệu bị nhân viên xóa trên màn hình cá nhân vẫn sẽ được giữ lại trong hệ thống để phục vụ mục đích pháp lý và eDiscovery.
Chi tiết các thay đổi trong quyền quản trị Workspace
Trước đây, trong khi người dùng cuối có thể thoải mái sử dụng tính năng chat tạm thời (hoạt động tương tự như chế độ ẩn danh) để làm sạch không gian làm việc hoặc ẩn đi các câu lệnh, thì các admin Workspace lại hoàn toàn đứng ngoài cuộc và không có công cụ giám sát. Việc thiếu kiểm soát này tạo ra lỗ hổng lớn về “shadow IT” (các phần mềm hoặc hành vi IT bóng tối không được tổ chức phê duyệt).
Bản cập nhật mới công bố trên blog chính thức của Google Workspace đã cung cấp cho các đội ngũ IT những đòn bẩy chính xác để quản lý rủi rọc này. Giờ đây, các bộ phận quản trị có quyền can thiệp sâu theo các cấp độ bao gồm:
- Bật hoặc tắt tính năng trò chuyện tạm thời: Ngăn chặn hoặc cho phép nhân viên khởi chạy các phiên làm việc không lưu lịch sử với Gemini.
- Bật hoặc tắt tính năng xóa hội thoại: Kiểm soát quyền chủ động xóa bỏ các đoạn chat cũ của người dùng cuối.
- Phân quyền theo cấu trúc tổ chức linh hoạt: Các bộ phận IT có thể áp dụng bộ lọc quy tắc này một cách tùy biến, từ việc tắt/bật trên toàn bộ hệ thống tên miền (domain-wide) cho đến áp dụng chi tiết xuống từng đơn vị tổ chức (OU) hoặc từng nhóm người dùng cụ thể.
Mặc định, Google sẽ để các tính năng xóa và chat tạm thời này ở trạng thái “Bật”. Do đó, nếu bộ phận IT của doanh nghiệp không chủ động truy cập vào bảng điều khiển (console) để thay đổi cấu hình, quy trình làm việc hàng ngày với Gemini của nhân viên sẽ tạm thời không bị ảnh hưởng.
Lá chắn Google Vault: Người dùng xóa, hệ thống vẫn lưu
Một điểm mấu chốt quan trọng trong bản cập nhật lần này chính là vai trò của Google Vault đối với các doanh nghiệp có yêu cầu nghiêm ngặt về lưu trữ dữ liệu pháp lý và eDiscovery (tìm kiếm chứng cứ kỹ thuật số).
Ngay cả khi bộ phận IT cho phép nhân viên có quyền tự do xóa lịch sử trò chuyện trên giao diện cá nhân để giữ sạch màn hình, điều đó không đồng nghĩa với việc dữ liệu biến mất hoàn toàn. Các quy tắc lưu trữ của Google Vault sẽ thực hiện quyền ghi đè bắt buộc đối với mọi hành vi xóa của người dùng cuối. Đoạn hội thoại có thể biến mất khỏi màn hình của nhân viên, nhưng toàn bộ “biên lai” dữ liệu vẫn được lưu giữ một cách âm thầm và an toàn trong Vault để phục vụ công tác thanh tra hoặc khiếu nại pháp lý khi cần thiết.
Lộ trình triển khai chi tiết
Tính năng thắt chặt quản lý lịch sử này đang được triển khai theo từng giai đoạn cụ thể để đảm bảo tính ổn định cho hệ thống doanh nghiệp:
| Giai đoạn | Thời gian áp dụng | Đối tượng và tác động |
| Giai đoạn 1 | Bắt đầu từ ngày 15 tháng 6 | Các tùy chọn và nút gạt cấu hình bắt đầu xuất hiện trong bảng điều khiển của quản trị viên (admin console). |
| Giai đoạn 2 | Khoảng ngày 21 tháng 6 năm 2026 | Các chính sách do admin thiết lập sẽ chính thức được áp dụng và thực thi lên tài khoản của người dùng cuối tại các tên miền thuộc diện Rapid Release và Scheduled Release. |
Kết luận
Sự thay đổi này cho thấy Google đang ngày càng hoàn thiện hệ sinh thái AI của mình để biến Gemini thành một công cụ không chỉ thông minh mà còn phải đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe về an toàn và tuân thủ dữ liệu trong môi trường doanh nghiệp toàn cầu. Đối với nhân viên văn phòng, việc hiểu rõ các quy định bảo mật mới này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà không vi phạm các rào cản chính sách nội bộ.